Алгоритм складання графіка відпусток

Як відомо, черговість надання відпусток працівникам підприємства, установи, організації (підприємство) визначається графіками. Навіщо взагалі потрібен графік відпусток? На початку року основні і додаткові відпустки всіх працівників треба розподілити так, щоб відсутність тієї чи іншої людини не позначилася на діяльності підприємства. Також графік стане у пригоді, якщо працівник упродовж декількох років відмовляється йти у відпустку. Складання графіка відпусток — непростий багатоетапний процес, що потребує часу і виконання певних дій, порядок яких покроково розглянемо у статті

1
КРОК

Початок підготовки графіка відпусток

Розпочинати роботу щодо складання графіка відпусток доцільно на початку грудня, адже затвердити графік та ознайомити з ним працівників бажано не пізніше кінця поточного року. Слід пам’ятати, що деякі працівники можуть планувати відпустку із самого початку року.

У зв’язку з тим, що законодавством не встановлюється строк затвердження графіків надання відпусток, термін складання їх не пізніше 5 січня на кожен робочий рік визначено в п. 20 Типових правил № 213.

Якщо процедуру розроблення графіка відпусток на підприємстві не регламентовано локальними нормативними актами, керівник підприємства може наказом (розпорядженням) дати відповідне доручення щодо підготовки графіка відпусток (додаток 1).

2
КРОК

Визначення тривалості відпусток пра-цівників

На цьому етапі передусім необхідно визначити категорії працівників, яким відповідно до законодавства надається:

  • щорічна основна відпустка тривалістю більш ніж 24 календарні дні;
  • щорічна основна відпустка більшої тривалості (ст. 6 Закону № 504);
  • право на додаткові щорічні відпустки;
  • право на інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
  • право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи;
  • право на отримання відпустки у зручний час або у літній період.

Далі потрібно визначити працівників, які мають невикористані відпустки за минулі роки, та можливий час початку відпустки для працівників, прийнятих у другому півріччі поточного року.

Треба знати!

У працівника, прийнятого на роботу в поточному році, в наступному календарному році право на відпустку може виникнути двічі.

Приклад

Працівник, якого прийнято на роботу у липні 2020 р., може мати право на відпустку повної тривалості за перший робочий рік у січні 2021 р. І вже в липні 2021 р. у нього виникне право на відпустку за другий робочий рік, оскільки щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року (ч. 3 ст. 79 КЗпП та ч. 9 ст. 10 Закону № 504).

При наданні відпустки в одному календарному році, але за 2 різні робочі роки, важливо, щоб надання другої відпустки було передбачено у графіку не раніше початку робочого року, за який надається відпустка.

ЗРАЗОК НАКАЗУ ПРО ПІДГОТОВКУ ГРАФІКА ВІДПУСТОК
ДОДАТОК 1
3
КРОК

Розроблення проєктів графіків відпусток структурних підрозділів їх керівниками

Доцільно складати проєкти графіків відпусток у кожному структурному підрозділі, оскільки навіть за невеликої чисельності працівників на підприємстві кадрова служба не завжди спроможна самостійно скласти графік. На підставі проєктів графіків відпусток працівників підрозділів кадрова служба потім складе зведений графік відпусток працівників підприємства.

Для цього керівникам структурних підрозділів надається необхідна для складання графіків інформація щодо працівників, які мають право на відпустку збільшеної тривалості, на отримання відпустки у зручний час, додаткових відпусток тощо.

Керівники структурних підрозділів у свою чергу мають провести опитування працівників щодо часу використання відпусток у наступному календарному році і поділу відпусток. Побажання працівників можуть бути оформлені у вигляді заяв.

Особливої уваги заслуговує визначення черговості відпусток керівних працівників, зокрема, керівників підрозділів. Варто передбачити, щоб під час відпустки таких працівників на місцях залишалися їх заступники.

4
КРОК

Складання кадровою службою зведеного графіка відпусток

По закінченні роботи з усіма структурними підрозділами підприємства кадрова служба приступає до формування єдиного графіка відпусток підприємства. Саме він і є тим документом, що передбачений ч. 10 ст. 10 Закону № 504.

Форма графіка відпусток законодавчо не встановлена, тому його складають у довільній формі (додаток 2).

Треба знати!

Особи, які виконують роботу або надають послуги за цивільно-правовими договорами,  укладення яких регулюється нормами цивільного, а не трудового законодавства, права на відпустку не мають, тому до графіка відпусток не включаються.

ЗРАЗОК ГРАФІКА ВІДПУСТОК
ДОДАТОК 2
5
КРОК

Погодження графіка відпусток з профспілкою підприємства або з іншим представницьким органом трудового колективу

Згідно з ч. 10 ст. 10 Закону № 504 та ч. 4 ст. 79 КЗпП складений графік відпусток має бути погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а за його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

6
КРОК

Затвердження зведеного графіка відпусток працівників керівником підприємства

Графік відпусток затверджується роботодавцем (ч. 10 ст. 10 Закону № 504).

Затвердження графіка відпусток відбувається в один із 2 способів:

  • на заздалегідь оформленому грифі затвердження керівник підприємства проставляє особистий підпис і дату затвердження. Датою графіка відпусток є дата його затвердження;
  • наказом керівника підприємства.
7
КРОК

Доведення графіка відпусток до відома працівників підприємства

Затверджений графік доводиться до відома всіх працівників підприємства (ч. 10 ст. 10 Закону  № 504).

Порядок такої процедури законодавством не визначено, тому це можна оформити шляхом збору підписів працівників у листі ознайомлення з графіком або в графі «Підпис працівника» в самому графіку. Витяги із графіка відпусток можуть бути також направлені керівникам структурних підрозділів.

Треба знати!

Процедуру і строки розроблення графіка відпусток доречно регламентувати в одному з локальних нормативних актів підприємства (наприклад, у правилах внутрішнього трудового розпорядку).

Приклад

Пункти правил внутрішнього трудового розпорядку щодо графіка відпусток підприємства можуть мати такий вигляд:

«6.1. Графік відпусток складають щороку до 30 грудня на наступний рік і доводять до відома кожного працівника під підпис.

Якщо працівник, оформлений за сумісництвом, бажає отримати щорічну відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, він має до 15 грудня подати до відділу кадрів довідку з основного місця роботи з інформацією про те, на який період запланована відпустка за основним місцем роботи.

6.2. Про дату початку відпустки працівника повідомляють письмово не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну.

Якщо у графіку відпусток не зазначено конкретну дату початку відпустки, то не пізніше ніж за місяць до строку, передбаченого графіком відпусток, директор письмово повідомляє працівника про заплановану відпустку і пропонує протягом 10 календарних днів з дня отримання повідомлення подати заяву про надання відпустки із зазначенням конкретного терміну. У разі ненадання цієї заяви директор має право самостійно визначити дату початку відпустки у межах строку, передбаченого графіком відпусток».

Затверджений графік обов’язковий для виконання як роботодавцем, так і найманим працівником.

Роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за 2 тижні до установленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону № 504). На практиці кадровики використовують 2 варіанти такого повідомлення:

  • у вигляді письмового повідомлення про початок відпустки (додаток 3);
  • у вигляді наказу про початок відпустки, датованого не пізніше 2-тижневого терміну до початку відпустки (додаток 4).

Якщо роботодавець порушить умову про доведення графіка відпусток до працівника і у встановлений термін не попередить про надання щорічної відпустки, працівник може вимагати перенесення відпустки на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504).

Наказ про надання відпустки кадрова служба передає до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати за час відпустки з наступною її виплатою не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки.

За домовленістю сторін відпустку у графіку можна планувати також частинами. Поділяючи відпустку на частини, варто врахувати, що одна основна безперервна частина має становити не менше 14 календарних днів.

Наказ про надання відпустки кадрова служба підприємства може складати за типовою формою № П-3 або в довільній формі, яка встановлена на підприємстві.

ЗРАЗОК ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПОЧАТОК ВІДПУСТКИ
ДОДАТОК 3
ДОДАТОК 4

НОРМАТИВНО-ПРАВОВІ АКТИ. Умовні скорочення

КЗпП — Кодекс законів про працю України

Закон № 504 — Закон України «Про відпустки» від 11.15.1996 № 504/96-ВР

Типові правила № 213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Держкомітетом СРСР з праці та соціальних питань за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 № 213

Відповідь на кейс для кадровика

(с. 10, № 22, 2020)

Заборона роботодавцеві в односторонньому порядку змінювати укладений із працівником трудовий договір (ст. 31 Кодексу законів про працю України; КЗпП) є одним із способів забезпечення права громадян на вільний вибір діяльності, що унеможливлює примусову працю, заборонену ст. 43 Конституції України. Однак у процесі роботи можуть виникати певні обставини, які потребують зміни умов трудового договору. Найпоширенішим видом зміни умов трудового договору є переведення на іншу роботу (ст. 32 КЗпП).

Законодавство про працю не дає визначення, що таке переведення працівника на іншу роботу. Натомість у п. 31 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9 роз’яснюється, що переведенням на іншу роботу вважається доручення працівникові роботи, що не відповідає спеціальності, кваліфікації чи посаді, визначеній трудовим договором.

Переведення працівника на іншу роботу зазвичай пов’язується з певною причиною, наприклад, з перерозподілом кадрів, зі скороченням штату чи чисельності працівників, з виявленням невідповідності займаній посаді чи виконуваній роботі, з поновленням на роботі працівника, що раніше виконував цю роботу, з виробничою необхідністю тощо.

Залежно від строку переведення поділяються на постійні і тимчасові. Переведення працівника на іншу постійну роботу можливе лише за вакантною посадою (професією). Тимчасове переведення допускається як за вакантною, так і тимчасово вільною посадою (професією). Строк тимчасового переведення законодавством не встановлюється. Також закон не обмежує кількості таких переведень та їх загальної тривалості протягом календарного року. Тож працівника тимчасово можна перевести на іншу роботу строком на 1 день чи навіть на 1 год., видавши про це відповідний наказ.

Переведення на іншу роботу незалежно від його терміну, мети, причини та інших обставин відповідно до ч. 1 ст. 32 та ч. 1 ст. 33 КЗпП допускається тільки за згодою працівника, оскільки передбачає зміну істотних умов трудового договору. Відповідно до ч. 2 ст. 33 КЗпП роботодавець має право перевести працівника строком до 1 місяця на іншу роботу без його згоди, якщо вона не протипоказана працівникові за станом здоров’я, лише для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій, а також інших обставин, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, з оплатою праці за виконану роботу, але не нижчою, ніж середній заробіток за попередньою роботою. Однак навіть у цих випадках відповідно до ч. 3 ст. 33 КЗпП забороняється тимчасове переведення на іншу роботу вагітних жінок, жінок, які мають дитину з інвалідністю або дитину віком до 6 років, а також осіб віком до 18 років без їх згоди

Ініціатива щодо переведення працівника на іншу роботу може надходити як від працівника, так і від роботодавця, головне — аби сторони досягли згоди з цього питання. Якщо ініціатива про переведення працівника на іншу роботу надходить від роботодавця, то він має отримати на це згоду працівника. Законодавство чітко не встановлює форму та порядок надання працівником згоди на переведення його на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором. На практиці надання працівником такої згоди зазвичай оформлюється шляхом подання ним відповідної письмової заяви. Про свою згоду на переведення на іншу роботу працівник може зазначити при ознайомленні з наказом про його переведення, власноруч вчинивши на ньому запис: «З наказом ознайомився, з переведенням погоджуюсь». Навіть якщо працівник після видання наказу про його переведення на іншу роботу приступив до виконання цієї роботи без будь-яких заперечень, вважатиметься, що він дав згоду на таке переведення. Проте аби уникнути можливих непорозумінь у майбутньому, доцільно письмово оформити згоду працівника на переведення його на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором.

Отже, тимчасове переведення працівника за його згодою на вакантне чи тимчасово вільне робоче місце водієм автотранспортного засобу строком на 1 день за наявності у нього відповідної кваліфікації та за умови, що ця робота не є протипоказаною йому за станом здоров’я, можливе. Крім того, з цим працівником може бути укладено трудовий договір за професією водія автотранспортного засобу за внутрішнім сумісництвом чи доручено виконання роботи за цією професією за суміщенням, у т. ч. зі встановленням неповного робочого часу.

Вчинення запису до трудової книжки працівника про його тимчасове переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, не передбачено.

Підготував Микола Бойко, доцент Інституту післядипломної освіти Київського національного університету імені Тараса Шевченка, адвокат