Не чекаємо на закінчення «п’ятирічки» — виправляємо помилки у трудових книжках вчасно

Як відомо, наразі триває перехід до електронних трудових книжок. Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівників в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-ІХ, який набув чинності 10.06.2021, тривалість перехідного періоду визначено у 5 років. Упродовж цього часу кадрові служби мають передати скановані копії трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України для внесення відомостей про трудову діяльність особи до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тож перед тим, як робити скан-копії, слід переконатися, що трудові книжки не містять неточностей і помилок, а як їх виправити — підкажемо ми

У трудовій книжці працівника стоїть неправильна печатка, що засвідчує запис про проведення атестації робочих місць: замість 2009 р. зазначено 2006 р. Крім того, у трудовій книжці цього працівника не вистачає ще однієї печатки про атестацію. Після того працівник звільнився і працював на інших підприємствах. Як правильно виправити помилки з печатками, щоб можна було оформити довідки для ПФУ про наявність у працівника пільгового стажу?

Слід керуватися пп. 2.6–2.10 Інструкції № 58.

Що робити, коли в трудовій книжці виявлені неправильні записи, прописано в пп. 2.6–2.10 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58).

Не повинно виникати складнощів з виправленням давніх помилок, навіть якщо особа після того змінила кілька місць роботи. Порядок дій такий:

1. пишемо, як при прийнятті на роботу, назву підприємства, установи, організації;
2. зазначаємо наступний порядковий номер і дату, якою вноситься запис;
3. вносимо відомості про недійсність відповідного запису разом із правильним формулюванням у звичайному порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58 (у нашому випадку проставляємо потрібні штампи про атестацію робочого місця);
4. засвідчуємо запис підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою.

Неправильний запис може бути за № 5, а виправлення вноситься за № 25, і в цьому жодного порушення нема. Аби працівники Пенсійного фонду України (ПФУ) швидко зорієнтувалися, доречно додати до трудової книжки пояснювальну записку, в якій вказати виявлену помилку і номер, за яким внесено правильний запис.

У випадках, коли у трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи, для підтвердження стажу потрібно керуватися положеннями Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (Порядок № 637).

Окрім трудової книжки, підтвердити факт роботи можна іншими документами, копії яких необхідно надати, зокрема:

• наказів про прийняття на роботу, переведення та звільнення;
• особової картки працівника (форма № П-2, затвердженої наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656).

Для підтвердження спеціального трудового стажу (робота в шкідливих умовах праці) підприємством надається «Довідка про підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній», форма якої наведена у додатку № 5 до Порядку № 637, про що йдеться в п. 20 цього Порядку.

Отже, доказів фактичної роботи працівника в шкідливих умовах достатньо. Однак відповідні виправлення у трудовій книжці все одно потрібно зробити.

Якщо особа працювала в шкідливих умовах, які за результатами атестації робочих місць давали їй право на пенсію за віком на пільгових умовах, їй потрібно звернутися до відділу кадрів зазначеного підприємства для отримання низки документів, що підтверджували б роботу в цих умовах. Насамперед це копії наказів про атестацію відповідного робочого місця, довідка про підтвердження стажу роботи для призначення пільгової пенсії за рахунок коштів підприємств та організацій за результатами атестації робочих місць за умовами праці та гарантійний лист підприємств та організацій про перерахування коштів на рахунок органів ПФУ. Так передбачено Порядком подання та оформлення документів для призначення пільгової пенсії та перерахування підприємствами та організаціями коштів на її виплату відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 937, затвердженим постановою Правління ПФУ від 25.01.2008 № 3-2.

Відтиск печатки підприємства при заповненні трудової книжки вийшов нечітким, його погано видно. Чи можна поставити печатку ще раз?

Не варто, краще залишити, як є.

Відповідно до законодавства 2 печатки під записом у трудовій книжці бути не може, а поставити повторну печатку «відтиск у відтиск» навряд чи вийде.

Доцільніше буде залишити печатку, що вже поставлена, а якщо виникне необхідність у майбутньому — видати працівнику відповідну довідку.

Відповідно до абз. 3 п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58) записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Помилково занесли запис у трудову книжку про звільнення не тому працівнику. Нижче наступним порядковим номером написали: «Запис № 5 вважати недійсним». Чи потрібно ставити підпис і печатку відділу кадрів під цим записом?

Ні, не потрібно.

Відповідно до п. 2.10 Інструкції № 58 у розд. «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)» і в графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.

Отже, у разі внесення помилкового запису про звільнення до трудової книжки працівника, а потім запису про недійсність запису про звільнення завіряти його печаткою не потрібно. Печатка (за її наявності) ставиться 1 раз, коли завіряються всі записи у трудовій книжці про роботу на цьому підприємстві.

Працівник при звільненні не забрав трудову книжку, лист із пропозицією зробити це йому було надіслано. Минуло вже 4 місяці, а трудова й досі на підприємстві. Чи може працівник написати листа з проханням надіслати йому трудову книжку поштою? Чи можна відправити її на підставі цього листа?

Так, може.
Так, можна.

У разі розірвання трудового договору з працівником до трудової книжки вноситься запис про звільнення. Запис робиться у день звільнення.

Відповідно до попередньої редакції ст. 47 Кодексу законів про працю України (оскільки йдеться про трудові відносини, що виникли до 10.06.2021) роботодавець зобов’язаний видати працівникові трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї відповідним записом. У разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення тоді вважається день видачі трудової книжки.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, роботодавець надсилаєйому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки. З дня направлення такого повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі працівникові трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника. Згодою працівника може бути заява на ім’я керівника підприємства з проханням вислати поштою трудову книжку (у заяві слід зазначити серію і номер трудової книжки). Трудова книжка надсилається поштою рекомендованим або цінним листом з описом вкладень та повідомленням про вручення.

Чи є на сьогодні трудові книжки і вкладиші до них документами суворої звітності? Чи потрібно вести форму № П-9? Який порядок їх списання?

Ні, не є.
Так, потрібно.
Порядок списання визначено Інструкцією № 58.

Відповідно до п. 5 постанови Кабінету Міністрів України від 25.12.2013 № 955 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 року № 456» у п. 3 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301 «Про трудові книжки працівників» (Постанова № 301) слова «як документи суворої звітності» виключено.

Незважаючи на те, що трудова книжка втратила статус документа суворої звітності, чинними є Постанова № 301 та Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58).

Згідно з п. 6.3 Інструкції № 58 роботодавець зобов’язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

У трудовій книжці працівника в частині, що заповнюється українською мовою, прізвище, ім’я та по батькові на титульній сторінці вписані російською мовою, а в російськомовній частині нічого не заповнено. Як правильно зробити виправлення?

За алгоритмом, викладеним у п. 2.13 Інструкції № 58.

Відповідно до п. 7.2 Інструкції № 58 бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає в бухгалтерію звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, що одержані при видачі трудової книжки і вкладиші до них з додатком прибуткового ордеру каси підприємства, установи, організації (підприємство). На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт на списання актів трудових книжок або вкладишів до них (типова форма № П-11, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 № 277; Наказ № 277).

Відповідно до п. 7.1 Інструкції № 58 на підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9);
• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена Наказом № 277).

Відповідно до п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58), зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження, записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства, установи, організації (підприємство) або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності).

Враховуючи, що державною мовою є українська і для того, щоб у працівника в майбутньому не виникло зайвих проблем при подальшому користуванні трудовою книжкою або призначенні пенсії, слід внести записи українською мовою відповідно до паспорта громадянина України. При цьому, хоча Інструкцією № 58 ще передбачено ведення трудової книжки російською мовою, відомості у відповідну частину трудової книжки вносяться за бажанням працівника.

Чи потрібно вносити до трудової книжки працівника запис про роботу за сумісництвом?

Законодавством не визначено.

Відповідно до п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58) на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Запис у трудовій книжці про роботу за сумісництвом не є обов’язковим і робиться за бажанням працівника.

Інструкцією № 58 не передбачено внесення роботодавцем, у якого працівник працює на умовах сумісництва, відомостей про роботу за сумісництвом у трудову книжку цього працівника. Внесення запису про роботу за сумісництвом провадиться за місцем основної роботи, оскільки трудова книжка зберігається саме там. Якщо працівник бажає внести в трудову книжку запис про сумісництво, він повинен надати документ, що підтверджує його роботу за сумісництвом, на основне місце роботи. Це можуть бути засвідчені у встановленому порядку копії наказів про прийняття на роботу та звільнення (витяги зі зведених наказів) або довідки, у яких міститься відповідна інформація. Законодавством не передбачено обов’язку дотримання суворої хронології при здійсненні записів у трудових книжках щодо сумісників. Натомість Інструкція № 58 містить чітку вказівку: запис відомостей про роботу за сумісництвом у трудовій книжці робиться окремим рядком (п. 2.14).

Трудова книжка повинна заповнюватися суворо за правилами. У разі допущення помилки, її має бути виправлено належним чином. Виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які такі неточні записи допустили. Це визначено п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58).

На жаль, нормативно-правові акти про порядок ведення трудових книжок не уточнюють, як слід чинити в разі виявлення технічних помилок в нумерації записів у трудовій книжці: чи потрібно виправляти таку помилку і як правильно це зробити, адже, як визначено п. 2.10 Інструкції № 58, закреслення раніше внесених записів не допускається.

Помилки, допущені при заповненні графи «Дата», «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис» можуть призвести згодом до виникнення проблем у працівника. Натомість номер запису в трудовій книжці, на нашу думку, не належить до поняття неправильного або неточного запису та не впливає на зміст внесеної інформації, якщо дата, текст, підстава внесеного запису правильна, тому не потребує виправлення.

Як правильно зробити запис до трудової книжки про навчання у вищому закладі освіти? Чи зараховується навчання до страхового стажу для оплати листків непрацездатності?

Запис вноситься за місцем роботи працівника на підставі довідки навчального закладу.
Ні, не зараховується.

Відповідно до п. 2.19 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (Інструкція № 58) до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

• • про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
• про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
• про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у п. 2.16 цієї Інструкції;
• про роботу як членів колгоспу — у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
• про час догляду за особою з інвалідністю I групи або дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. «є» ст. 56 Закону України від 05.11.1991 № 1788-XII «Про пенсійне забезпечення»), у т. ч. за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
• безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Отже, запис вноситься роботодавцем за місцем роботи працівника на підставі довідки навчального закладу, в якій зазначається номери та дати наказів про зарахування та відрахування у зв’язку з закінченням навчання.

Періоди навчання у вищому навчальному закладі, в аспірантурі, докторантурі та клінічній ординатурі до страхового стажу для оплати листків непрацездатності не зараховуються.

Якщо в період навчання особа працює на умовах трудового договору (контракту), то період роботи зараховується до страхового стажу, оскільки страховий стаж — це період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено нею і роботодавцем або нею страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Чи є помилкою, якщо у трудовій книжці працівника записано «сервісний інженер» замість «інженер сервісний»?

Так, такий запис є помилковим.

Відповідно до примітки 2 Додатка В Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (Класифікатор професій, КП) назви професій можуть бути розширені за потребою користувача термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладення, якщо інше не передбачено у КП чи відповідних законодавчо-правових актах. 

Класифікатор професій передбачає такий принцип будови назв професій (посад), відповідно до якого слова, що розширюють назву професії, розміщуються за основною назвою професії, зазначеною в КП: наприклад, «Директор фінансовий» (код КП — 1210.1), «Сестра медична» (код КП — 3231) тощо. Класифікатор професій містить назву професії «Інженер» (код КП — 2149.2), а «сервісний» — уточнююче слово, отже правильним у назві є саме такий порядок слів — «Інженер сервісний».

Оскільки згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, у трудовій книжці працівника записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій, запис «сервісний інженер» замість «інженер сервісний» у трудовій книжці вважатиметься помилковим.